2018 -Januar

Excel-Held Januar 2018 ┬ş

hoffentlich sind Sie gut ins neue Jahr gestartet. Ich habe das Jahr 2018 etwas ruhiger angehen lassen. Weniger Au├čentermine angenommen, hatte daf├╝r einige interessante Programmierprojekte, die ich von zuhause aus erledigen konnte. Nebenbei habe ich mich, fast jeden Tag, von Newslettern abgemeldet, die ich NIE abonniert habe. Aus welchen Gr├╝nden auch immer, wurde davon gerade zum Jahresbeginn mein Posteingang total ├╝berschwemmt. Geht es Ihnen genauso? Da der Begriff „Newsletter“ bei mir seither etwas negativ belegt ist, habe ich mich entschieden, meine eigenen „Newsletter“ umzutaufen. Ab sofort hei├čen diese „VBA-Kracher-Rundschreiben“ und mein neuestes Projekt, das erstmals ab Januar 2018 erscheint wird das „Excel-Held Rundschreiben“. Diese Rundschreiben sehe ich als eine Art kostenlose Onlinezeitschrift. Mit herk├Âmmlichen Werbe-Newslettern hat das nichts gemeinsam. Ehrlich gesagt, freue auch ich mich dar├╝ber, wenn sich durch dieses Medium „Auftr├Ąge“ f├╝r mich und mein Team ergeben. Es ist mir jedoch wichtig zu erw├Ąhnen, dass der Werbeanteil in meinen „Rundschreiben“ immer sehr gering gehalten wird und der informative Teil (wovon Sie, als Leser, einen Nutzen haben) absolut Priorit├Ąt hat. Externe Anfragen anderer Firmen, hier├╝ber ihre Werbung zu verbreiten, habe ich bereits abgelehnt – und das wird auch in Zukunft so bleiben!

In meiner ersten Ausgabe des Excel-Held Rundscheiben, werde ich Ihnen folgende interessante Themen vorstellen:

  • Autoausf├╝llen mit Arbeitstagen
  • Die Erfassung doppelter Werte verhindern
  • Blitzschnelle Eingabe von Zeiten ├╝ber den Nummernblock
  • Schnellformatierung von Zellen
  • Formelzellen auskundschaften
  • Eine Unikatliste erstellen
  • Ausschneiden und Einf├╝gen ├╝ber Drag & Drop

AutoAusf├╝llen mit Arbeitstagen

Sicher kennen Sie die AutoAusf├╝llen-Funktion von Excel, bei der Sie beispielsweise ein Datum aus einer Zelle mit Hilfe des Ausf├╝llk├Ąstchens und der linken Maustaste nach unten ziehen, um eine komplette Datumsreihe auszuf├╝llen.

Das Autoausf├╝llen kann aber auch mit Hilfe der rechten Maustaste durchgef├╝hrt werden. Gibt man beispielsweise ein Datum in einer Zelle ein und zieht diese mit dem Ausf├╝llk├Ąstchen und der rechten Maustaste nach unten, dann erscheint ein neues Kontextmen├╝, ├╝ber das beispielsweise der Befehl Arbeitstage ausf├╝llen ausgew├Ąhlt werden kann. Sie k├Ânnen damit also beispielsweise eine Liste mit Werktagen automatisch erstellen. ┬ş

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Erfassung doppelter Werte verhindern

Beim Umsetzen dieser Aufgabenstellung greifen Sie auf die Tabellenfunktion ZÄHLENWENN zurück. Bauen Sie diese Formel dazu in die Gültigkeitsprüfung von Excel ein.

  1. Markieren Sie die komplette Spalte A
  2. Klicken Sie im Ribbon Daten auf die Schaltfl├Ąche Daten├╝berpr├╝fung
  3. Wechseln Sie im Dialog Daten├╝berpr├╝fung auf die Registerkarte Einstellungen
  4. W├Ąhlen Sie aus dem Dropdown Zulassen den Befehl Benutzerdefiniert.
  5. Erfassen Sie folgende Formel =Z├Ąhlenwenn(A:A;A1)=1
  6. Best├Ątigen Sie diese Einstellung mit OK

Blitzschnelle Eingabe von Zeiten ├╝ber den Nummernblock

Um Zeiten m├Âglichst schnell in Excel erfassen zu k├Ânnen, k├Ânnen Sie den Nummernblock Ihrer Tastatur einsetzen. Dazu muss die Eingabe von Zeiten mit der Autokorrekturfunktion von Excel etwas verbogen werden. Der Doppelpunkt als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten soll dabei durch die Eingabe von zwei Kommata hintereinander automatisch ersetzt werden. Um dieses Verhalten Excel beizubringen, verfahren Sie wie folgt:

  1. Klicken Sie im Ribbon Datei auf den Befehl Optionen
  2. Aktivieren Sie auf der linken Seite des Dialogs die Rubrik Dokumentpr├╝fung
  3. Klicken Sie die Schaltfl├Ąche AutoKorrektur-Optionen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Geben Sie im Feld Ersetzen die zwei Kommas ein

5. Klicken Sie auf Einf├╝gen

6. Beenden Sie den Dialog mit OK ┬ş

Wenn Sie nun in einer Zelle die Uhrzeit 14:15 erfassen wollen, dann k├Ânnen Sie dies bequem machen, ohne dass Sie den Nummernblock verlassen m├╝ssen. Erfassen Sie einfach die Zahl 14 und anschlie├čend zwei Kommas, sowie die Zahl 15 und schon macht Excel einen Doppelpunkt aus diesen beiden Kommas und es erscheint die gew├╝nschte Uhrzeit in der Zelle.

Da sich das Komma auch auf dem Nummernblock befindet, ist nun kein Wechsel zur Standard-Tastatur mehr notwendig. Die Hand bleibt ruhig liegen und Sie beschleunigen die Erfassung erheblich.

├ťber das Kontextmen├╝ Formeln in Festwerte umwandeln

M├Âchten Sie in einer Tabelle in einem Bereich die Verkn├╝pfungen bzw. Formeln zu anderen Arbeitsmappen in Festwerte umwandeln, sodass damit die Verkn├╝pfungen bzw. Formeln aus der Arbeitsmappe entfernt werden, dann verfahren Sie wie folgt:

  1. Markieren Sie den Datenbereich in der Tabelle, der die Verkn├╝pfungen oder Formeln enth├Ąlt.
  2. Packen Sie mit der rechten Maustaste den rechten Rand der Markierung an und ziehen diesen bei gedr├╝ckt gehaltener rechter Maustaste eine Spalte nach rechts und gleich danach wieder nach links.
  3. Lassen Sie die rechte Maustaste nun los
  4. W├Ąhlen Sie aus dem Kontextmen├╝ den Befehl Hierhin nur als Werte kopieren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Schnellformatierung von Zellen

Folgende Tastenkombinationen bringen eine Arbeitsbeschleunigung. Erfassen Sie dazu einen beliebigen Text in eine Zelle und dr├╝cken folgende Tastenkombinationen, um den erfassten Text zu formatieren:

Strg + 2 --> Schrift wird Fett formatiert
Strg + 3 --> Schrift wird kursiv formatiert
Strg + 4 --> Text wird einfach unterstrichen
Strg + 5 --> Text in Zelle wird durchgestrichen

Formelzellen auskundschaften

Neben Zellen, die normalen Inhalt wie Zahlen, Texte oder Datumsangaben enthalten, gibt es in nahezu jeder Tabelle auch Zellen, die Formeln bzw. Verkn├╝pfungen aufweisen, die auf den ersten Blick leider nicht immer sofort zu sehen sind.

Eine elegante Methode, um alle Zellen in einer Tabelle zu markieren, die Formeln enthalten, k├Ânnen Sie ├╝ber die folgende Vorgehensweise durchf├╝hren:

  • Dr├╝cken Sie die Taste F5, um den Dialog Gehe zu aufzurufen
  • Im Dialogfeld Gehe zu klicken Sie die Schaltfl├Ąche Inhalte
  • Aktivieren Sie die Option Formeln
  • Best├Ątigen Sie mit OK
  • Mit einem Klick auf das Symbol F├╝llfarbe in der Leiste Start k├Ânnen diese Zellen
    nun gekennzeichnet werden

Wenn Sie jetzt mehrmals die Taste Tabulator dr├╝cken, springt die Markierung von einer Formelzelle zur anderen. Die Formel wird dabei jeweils in der Bearbeitungsleiste von Excel angezeigt. ├ťber die Tastenkombination Umschalt + Tabulator springen Sie in Ihrer Tabelle r├╝ckw├Ąrts von Formelzelle zu Formelzelle.

Eine Unikatliste erstellen

Stellen Sie sich vor, Sie h├Ątten eine Liste mit sehr vielen Buchungen und wollten jetzt herausfinden, welche Konten ├╝berhaupt ÔÇ×unikatÔÇť in dieser Liste angesprochen werden.

F├╝r diese Aufgabenstellung k├Ânnen Sie den Spezialfilter von Excel wie folgt einsetzen:

  1. Schreiben Sie in einer neuen Tabelle in die Zelle A1 die ├ťberschrift Konten
  2. Markieren Sie den Bereich A2:A25
  3. Erzeugen Sie einige ÔÇ×zuf├ĄlligeÔÇť Konten, indem Sie die Formel =ZUFALLSBEREICH (4711; 4720) erfassen und mit der Tastenkombination Strg + Enter abschlie├čen. Damit wir diese Formel f├╝r alle vorher markierten Zellen eingef├╝gt
  4. Immer wenn Sie jetzt die Taste F9 dr├╝cken, werden neue zuf├Ąllige Konten im Wertebereich zwischen 4711 und 4720 aktualisiert. Ersetzen Sie diese Formeln jetzt in Festwerte. (siehe Vorgehensweise weiter oben im Rundschreiben)
  5. Markieren Sie den Zellenbereich A1:A25 und klicken im Men├╝band Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfl├Ąche Erweitert
  6. Im Dialog Spezialfilter aktivieren Sie die Option An eine andere Stelle kopieren
  7. Setzen Sie den Mauszeiger in das Feld Kopieren nach und klicken danach im Hintergrund des Dialogs die Zelle D1 an
  8. Aktivieren Sie das Kontrollk├Ąstchen Keine Duplikate und best├Ątigen Sie mit OK

In der so erstellen Liste kommt jedes Konto nur noch einmalig vor. Diese Liste k├Ânnte nun unter anderem als Basis f├╝r ein Zellendropdown verwendet werden.


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