Beschreibung
Die e-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnungsform, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Sie ersetzt herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen und ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung, wodurch Fehler minimiert und der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert werden. In der EU ist die e-Rechnung insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben. In Deutschland sind Formate wie ZUGFeRD und XRechnung weit verbreitet. Die e-Rechnung steigert die Effizienz, Transparenz und fördert eine nachhaltige Rechnungsstellung.
Unser Excel-Formular bietet eine einfache und flexible Lösung für die Erstellung von Rechnungen. Diese können nicht nur in PDF oder Excel-Dateien umgewandelt, sondern auch als e-Rechnung im XRechnungs-Format erstellt werden. Das Formular unterstützt nun zusätzlich Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen sowie die Gewährung von Rabatten in Prozent, was eine hohe Anpassungsfähigkeit an verschiedene Rechnungsanforderungen ermöglicht.
Die bereitgestellten Makros wurden speziell dafür entwickelt, XML-Daten in Excel zu importieren und Rechnungsinformationen strukturiert darzustellen. Sie extrahieren die relevanten Daten aus XML-Dateien und fügen sie in eine übersichtliche Tabelle ein, die eine einfache Weiterverarbeitung ermöglicht. Der große Vorteil dieser Makros liegt in der vollständigen Automatisierung: Der gesamte Prozess vom Import der Daten bis zur Ausgabe erfolgt ohne manuelle Eingriffe.
Sie können entweder das mitgelieferte Excel-Rechnungs-Formular verwenden oder Sie verwenden Ihre Eigene Excel-Vorlage. Dazu müssen Sie lediglich eine zusätzliche Steuer-Tabelle einbinden und ein Mapping einmalig durchführen. Das Tool erkennt dann in Zukunft Ihr Rechnungsformular an und Sie können dann direkt daraus die e-Rechnung erstellen.
In der Regel sind Anpassungen trotzdem noch notwendig. Diese können wir für Sie erledigen. Der Aufwand beträgt im Durschnitt ca. 2 Stunden, also überschaubar.
Typischer Ablauf:
- Schritt 1: Sie erwerben das Grundpaket
- Schritt 2: Sie führen das Mapping durch und führen per Klick die Validierung und die Visualisierung durch
- Schritt 3: eventuelle Anpassungen werden nach Aufwandsschätzung von uns umgesetzt.
Hinweis: Das Tool verschlüsselt NICHT die Daten und legt sie auch nicht in einer Cloud ab.
Kurzfassung:
- Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD (ab Januar 2025, leider deutlich aufwendiger!) mithilfe von Excel
- über ein Mapping können anderen Excel-Rechnungstabellen leichter eingebunden werden.
- Die wichtigsten Steuersätze 19%, 7 % und 5 % sind möglich.
- Reverse Charge ist umgesetzt
- Rabattierung ist ebenfalls möglich.
- Weitere optional Felder verfügbar (z.B.: Bestell-Nr., Lieferschein-Nr., Liefer-Datum, Kunden-Nr.)
- Variable Möglichkeit, die Einheit (Stück, Stunden, usw. einzustellen)
- Zusätzlicher Export der Rechnungen als PDF oder Excel-Datei
- Direkte Integration eines Kundenstamms in das Rechnungsformular
- Import von XRechnungen als Einzelbeleg oder im Batch-Verfahren („alle Rechnungen aus einem Ordner“)
- Direkt erstellte xRechnungen validieren und visualisieren
