2018 – März (Excel)

Nach einem wahren Schulungs-Marathon im März bin ich etwas spät dran mit der März-Ausgabe des Rundschreibens. Auf meiner Homepage hat sich in der Zwischenzeit einiges getan. Neben einem Web-Shop mit Schulungsskripten gibt es jetzt auch einen Veranstaltungskalender und eine neue Chat-Funktion, über die ich direkten Excel-Support anbiete.

In der März-Ausgabe werden die folgenden Themen behandelt:

  • Die wichtigsten Tastenkombinationen von Excel
  • Ergebniszeile in einer intelligenten Tabelle ein- und ausblenden
  • Formeln schnell erkennen
  • Einen eigenen Kalender erstellen
  • Den Formatpinsel einsetzen
  • Den letzten Tag im Monat ermitteln

Die wichtigsten Tastenkombinationen in Excel

Zu Beginn des Rundschreibens möchte ich gerne auf die wichtigsten Tastenkombinationen in Excel eingehen. Über Tastenkombinationen können Befehle schneller und eleganter durchgeführt werden. Entnehmen Sie aus der folgenden Tabelle die besten Tastenkombinationen für Excel.

 

Daten über die Auswahl zentrieren

Das Verbinden einzelner Zellen ist zwar optisch eine tolle Sache, jedoch gibt es dabei auch oft Probleme, wenn Sie beispielsweise Daten sortieren, einen AutoFilter einsetzen oder einfach nur, wenn Sie neue Spalten einfügen möchten. Daher gibt es eine alternative Möglichkeit dazu. Sehen Sie sich zunächst nächste Abbildung an.

 

 

 

 

 

 

Gehen Sie wie folgt vor, um diese Aufgabe zu lösen:

  • Markieren Sie den Zellenbereich N3:P3
  • Drücken Sie die Tastenkombination STRG + 1, um den Dialog Zellen formatieren
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Ausrichtung
  • Wählen Sie aus dem Dropdown Horizontal den Eintrag Über Auswahl zentrieren
  • Bestätigen Sie mit OK
  • Wiederholen Sie die Vorgehensweise auf für das Quartal 2

Einen eigenen Kalender erstellen

Beim nachfolgenden Beispiel zeige ich Ihnen, wie Sie mit ein paar Klicks einen eigenen Kalender erstellen, die dazugehörigen Wochentage anzeigen und alle Wochenenden automatisch einfärben können. Dabei lade ich Sie dazu ein, die nachfolgenden Schritte nachzumachen.

  1. Erfassen Sie in Zelle A1 die Überschrift Datum und bestätigen mit Enter.
  2. Schreiben Sie in Zelle A2 das Datum 1.1.2018 und bestätigen abermals mit Enter.
  3. Klicken Sie im Menüband Start das Symbol Füllbereich und wählen anschließend den Befehl Reihe.
  4. Im Dialog Reihe markieren Sie die Option Spalten und geben im Feld Endwert den 31.12.2018 an.
  5. Bestätigen Sie mit OK.

Den Wochentag anzeigen lassen

Im nächsten Arbeitsschritt soll in Spalte B der Wochentag angezeigt werden. Dazu verfahren Sie wie folgt:

  1. Erfassen Sie in Zelle B1 zunächst die Überschrift Wochentag und bestätigen Sie mit Enter
  2. Schreiben Sie in Zelle B2 die Formel =A2 und drücken die Taste Enter.
  3. Führen Sie einen Doppelklick auf das Ausfüllkästchen der Zelle B2 durch (Ausfüllkästchen=Verdickung am rechten, unteren Rand der Zelle B2), um die Formel bis ans Ende der Reihe zu kopieren.
  4. Drücken Sie die Tastenkombination STRG + 1, um den Dialog Zellen formatieren aufzurufen.
  5. Wählen Sie im Listenfeld Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert aus.
  6. Überschreiben Sie den Eintrag im Feld Typ mit den Buchstaben TTTT
  7. Bestätigen Sie mit OK.

 

Die Wochenenden automatisch einfärben

Um alle Wochenenden automatisch einzufärben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die verwendeten Daten aus Spalte A und B. Dazu markieren Sie die Zellen A1:B1, halten die SHIFT-Taste gedrückt und führen einen Doppelklick auf den unteren Rand der Zellen, ungefähr in der Mitte der markieren Zellen, durch.
  2. Klicken Sie im Menüband Start auf den Befehl Bedingte Formatierung und wählen den Befehl Neue Regel
  3. Im Dialog Neue Formatierungsregel klicken Sie im oberen Listenfeld auf den Befehl Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Erfassen Sie im Eingabefeld darunter die Formel =WOCHENTAG($A1;2)>5
  5. Klicken Sie die Schaltfläche Formatieren und wählen im Register Ausfüllen eine gewünschte Farbe aus der Farbpalette.
  6. Bestätigen Sie zweimal mit OK

Den Formatpinsel einsetzen

Das Übertragen einer Formatierung von einer bereits formatierten auf eine noch unformatierte Zelle kann über den Formatpinsel in Excel vorgenommen werden.

Der Zellenbereich H13:H23 ist noch unformatiert. Dieser Bereich soll mit Euro-Zeichen, 2 Nachkommastellen und dem Tausender-Punkt formatiert werden.

  • Markieren Sie exemplarisch eine Zelle, die bereits die gewünschte Formatierung enthält.
  • Klicken Sie auf das Pinsel – Symbol (Format übertragen) im der Leiste Start).
  • Markieren Sie den Bereich, um die Formatierung zu übertragen.

Hinweis: Wenn Sie den Pinsel doppelt anklicken, dann können Sie die Formatierung auch mehrfach übertragen.

Den letzten Tag im Monat ermitteln

Beim letzten Tipp in diesem Rundschreiben möchte ich Ihnen einen ganz feinen Trick zeigen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Geben Sie in eine beliebige Zelle einmal das Datum 01.2018 ein
  • Klicken Sie das Ausfüllkästchen dieser Zelle mit der rechten Maustaste an und ziehen es einige Zellen nach unten.
  • Lassen sie die rechte Maustaste los, um das Zellenkontextmenü anzuzeigen
  • Wählen Sie aus diesem Menü den Befehl Monate ausfüllen.