2018 -Januar (Excel)

hoffentlich sind Sie gut ins neue Jahr gestartet. Ich habe das Jahr 2018 etwas ruhiger angehen lassen. Weniger Außentermine angenommen, hatte dafür einige interessante Programmierprojekte, die ich von zuhause aus erledigen konnte. Nebenbei habe ich mich, fast jeden Tag, von Newslettern abgemeldet, die ich NIE abonniert habe. Aus welchen Gründen auch immer, wurde davon gerade zum Jahresbeginn mein Posteingang total überschwemmt. Geht es Ihnen genauso? Da der Begriff „Newsletter“ bei mir seither etwas negativ belegt ist, habe ich mich entschieden, meine eigenen „Newsletter“ umzutaufen. Ab sofort heißen diese „VBA-Kracher-Rundschreiben“ und mein neuestes Projekt, das erstmals ab Januar 2018 erscheint wird das „Excel-Held Rundschreiben“. Diese Rundschreiben sehe ich als eine Art kostenlose Onlinezeitschrift. Mit herkömmlichen Werbe-Newslettern hat das nichts gemeinsam. Ehrlich gesagt, freue auch ich mich darüber, wenn sich durch dieses Medium „Aufträge“ für mich und mein Team ergeben. Es ist mir jedoch wichtig zu erwähnen, dass der Werbeanteil in meinen „Rundschreiben“ immer sehr gering gehalten wird und der informative Teil (wovon Sie, als Leser, einen Nutzen haben) absolut Priorität hat. Externe Anfragen anderer Firmen, hierüber ihre Werbung zu verbreiten, habe ich bereits abgelehnt – und das wird auch in Zukunft so bleiben!

In meiner ersten Ausgabe des Excel-Held Rundscheiben, werde ich Ihnen folgende interessante Themen vorstellen:

  • Autoausfüllen mit Arbeitstagen
  • Die Erfassung doppelter Werte verhindern
  • Blitzschnelle Eingabe von Zeiten über den Nummernblock
  • Schnellformatierung von Zellen
  • Formelzellen auskundschaften
  • Eine Unikatliste erstellen
  • Ausschneiden und Einfügen über Drag & Drop

AutoAusfüllen mit Arbeitstagen

Sicher kennen Sie die AutoAusfüllen-Funktion von Excel, bei der Sie beispielsweise ein Datum aus einer Zelle mit Hilfe des Ausfüllkästchens und der linken Maustaste nach unten ziehen, um eine komplette Datumsreihe auszufüllen.

Das Autoausfüllen kann aber auch mit Hilfe der rechten Maustaste durchgeführt werden. Gibt man beispielsweise ein Datum in einer Zelle ein und zieht diese mit dem Ausfüllkästchen und der rechten Maustaste nach unten, dann erscheint ein neues Kontextmenü, über das beispielsweise der Befehl Arbeitstage ausfüllen ausgewählt werden kann. Sie können damit also beispielsweise eine Liste mit Werktagen automatisch erstellen. ­

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Erfassung doppelter Werte verhindern

Beim Umsetzen dieser Aufgabenstellung greifen Sie auf die Tabellenfunktion ZÄHLENWENN zurück. Bauen Sie diese Formel dazu in die Gültigkeitsprüfung von Excel ein.

  1. Markieren Sie die komplette Spalte A
  2. Klicken Sie im Ribbon Daten auf die Schaltfläche Datenüberprüfung
  3. Wechseln Sie im Dialog Datenüberprüfung auf die Registerkarte Einstellungen
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown Zulassen den Befehl Benutzerdefiniert.
  5. Erfassen Sie folgende Formel =Zählenwenn(A:A;A1)=1
  6. Bestätigen Sie diese Einstellung mit OK

Blitzschnelle Eingabe von Zeiten über den Nummernblock

Um Zeiten möglichst schnell in Excel erfassen zu können, können Sie den Nummernblock Ihrer Tastatur einsetzen. Dazu muss die Eingabe von Zeiten mit der Autokorrekturfunktion von Excel etwas verbogen werden. Der Doppelpunkt als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten soll dabei durch die Eingabe von zwei Kommata hintereinander automatisch ersetzt werden. Um dieses Verhalten Excel beizubringen, verfahren Sie wie folgt:

  1. Klicken Sie im Ribbon Datei auf den Befehl Optionen
  2. Aktivieren Sie auf der linken Seite des Dialogs die Rubrik Dokumentprüfung
  3. Klicken Sie die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Geben Sie im Feld Ersetzen die zwei Kommas ein

5. Klicken Sie auf Einfügen

6. Beenden Sie den Dialog mit OK ­

Wenn Sie nun in einer Zelle die Uhrzeit 14:15 erfassen wollen, dann können Sie dies bequem machen, ohne dass Sie den Nummernblock verlassen müssen. Erfassen Sie einfach die Zahl 14 und anschließend zwei Kommas, sowie die Zahl 15 und schon macht Excel einen Doppelpunkt aus diesen beiden Kommas und es erscheint die gewünschte Uhrzeit in der Zelle.

Da sich das Komma auch auf dem Nummernblock befindet, ist nun kein Wechsel zur Standard-Tastatur mehr notwendig. Die Hand bleibt ruhig liegen und Sie beschleunigen die Erfassung erheblich.

Über das Kontextmenü Formeln in Festwerte umwandeln

Möchten Sie in einer Tabelle in einem Bereich die Verknüpfungen bzw. Formeln zu anderen Arbeitsmappen in Festwerte umwandeln, sodass damit die Verknüpfungen bzw. Formeln aus der Arbeitsmappe entfernt werden, dann verfahren Sie wie folgt:

  1. Markieren Sie den Datenbereich in der Tabelle, der die Verknüpfungen oder Formeln enthält.
  2. Packen Sie mit der rechten Maustaste den rechten Rand der Markierung an und ziehen diesen bei gedrückt gehaltener rechter Maustaste eine Spalte nach rechts und gleich danach wieder nach links.
  3. Lassen Sie die rechte Maustaste nun los
  4. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Hierhin nur als Werte kopieren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Schnellformatierung von Zellen

Folgende Tastenkombinationen bringen eine Arbeitsbeschleunigung. Erfassen Sie dazu einen beliebigen Text in eine Zelle und drücken folgende Tastenkombinationen, um den erfassten Text zu formatieren:

Strg + 2 --> Schrift wird Fett formatiert
Strg + 3 --> Schrift wird kursiv formatiert
Strg + 4 --> Text wird einfach unterstrichen
Strg + 5 --> Text in Zelle wird durchgestrichen

Formelzellen auskundschaften

Neben Zellen, die normalen Inhalt wie Zahlen, Texte oder Datumsangaben enthalten, gibt es in nahezu jeder Tabelle auch Zellen, die Formeln bzw. Verknüpfungen aufweisen, die auf den ersten Blick leider nicht immer sofort zu sehen sind.

Eine elegante Methode, um alle Zellen in einer Tabelle zu markieren, die Formeln enthalten, können Sie über die folgende Vorgehensweise durchführen:

  • Drücken Sie die Taste F5, um den Dialog Gehe zu aufzurufen
  • Im Dialogfeld Gehe zu klicken Sie die Schaltfläche Inhalte
  • Aktivieren Sie die Option Formeln
  • Bestätigen Sie mit OK
  • Mit einem Klick auf das Symbol Füllfarbe in der Leiste Start können diese Zellen
    nun gekennzeichnet werden

Wenn Sie jetzt mehrmals die Taste Tabulator drücken, springt die Markierung von einer Formelzelle zur anderen. Die Formel wird dabei jeweils in der Bearbeitungsleiste von Excel angezeigt. Über die Tastenkombination Umschalt + Tabulator springen Sie in Ihrer Tabelle rückwärts von Formelzelle zu Formelzelle.

Eine Unikatliste erstellen

Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine Liste mit sehr vielen Buchungen und wollten jetzt herausfinden, welche Konten überhaupt „unikat“ in dieser Liste angesprochen werden.

Für diese Aufgabenstellung können Sie den Spezialfilter von Excel wie folgt einsetzen:

  1. Schreiben Sie in einer neuen Tabelle in die Zelle A1 die Überschrift Konten
  2. Markieren Sie den Bereich A2:A25
  3. Erzeugen Sie einige „zufällige“ Konten, indem Sie die Formel =ZUFALLSBEREICH (4711; 4720) erfassen und mit der Tastenkombination Strg + Enter abschließen. Damit wir diese Formel für alle vorher markierten Zellen eingefügt
  4. Immer wenn Sie jetzt die Taste F9 drücken, werden neue zufällige Konten im Wertebereich zwischen 4711 und 4720 aktualisiert. Ersetzen Sie diese Formeln jetzt in Festwerte. (siehe Vorgehensweise weiter oben im Rundschreiben)
  5. Markieren Sie den Zellenbereich A1:A25 und klicken im Menüband Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Erweitert
  6. Im Dialog Spezialfilter aktivieren Sie die Option An eine andere Stelle kopieren
  7. Setzen Sie den Mauszeiger in das Feld Kopieren nach und klicken danach im Hintergrund des Dialogs die Zelle D1 an
  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine Duplikate und bestätigen Sie mit OK

In der so erstellen Liste kommt jedes Konto nur noch einmalig vor. Diese Liste könnte nun unter anderem als Basis für ein Zellendropdown verwendet werden.


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