Mit Excel lassen sich e-Rechnungen automatisiert erstellen und weiterverarbeiten. Auf dieser Seite zeige ich praxisnahe Lösungen, Vorlagen und Automatisierungen.
Die e-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Form der Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übertragen wird. Sie soll Papier- oder PDF-Rechnungen ersetzen und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, was Fehler reduziert und den Verwaltungsaufwand senkt. In der EU ist sie vor allem für Geschäfte mit öffentlichen Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind in Deutschland verbreitet. Die e-Rechnung soll Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Rechnungsstellung fördern.
Meine aktuellen Videos dazu:
- e-Rechnung mit Excel in der Praxis: So funktioniert es Schritt für Schritt
- Held-Invoice für e-Rechnungen mit Excel: Formate & Einstellungen erklärt
- e-Rechnung mit Excel – praxiserprobte Vorlagen statt Theorie
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Die E-Rechnung hat in den vergangenen Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Deshalb haben wir alle Informationen, Lösungen und Weiterentwicklungen rund um XRechnung, ZUGFeRD und Held Office Invoice auf einer eigenen Website gebündelt.
👉 Held Office Invoice hat eine neue Website
Alle Informationen zur Erstellung von E-Rechnungen mit Excel, zu ZUGFeRD, XRechnung und HOAI finden Sie auf held-office-invoice.de.
E-Rechnungen mit Excel erstellen
Dort finden Sie stets die aktuellsten Informationen, Downloads und Lösungen rund um die elektronische Rechnung.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
Excel als Basis für e-Rechnungen – Vorteile & Praxis
Technische Weiterentwicklung der Rechnungsanwendung
Wir haben die Code-Basis unserer bisherigen Rechnungs-Anwendung grundlegend neu gestaltet.
Ziel war eine einfachere Integration und eine modulare Architektur, die zukünftige Erweiterungen ermöglicht.
Seit Februar 2025 bieten wir sowohl XRechnung als als ZUGFeRD aus Excel heraus an!
- Über eine Mapping-Tabelle geben Sie an, wo die relevanten Felder in Ihrer Rechnung liegen. Den Rest macht die Engine. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „e-Rechnung erstellen“ wird die e-Rechnung erstellt.
- Die Anpassung an Ihre Rechnungsvorlage machen Sie entweder selbst oder wir helfen Ihnen bei der Umsetzung. Sehen Sie sich dazu die Preise und Konditionen in unseren Web-Shop an. Wenn Sie meine im Tool angebotene Excel-Rechnungs-Tabelle verwenden und Ihre Daten dort eintragen, ist der Aufwand geringer!
- Der komplette Quellcode (VBA) ist offen und darf geändert werden!
- Automatische Email-Generierung: Sie können konfigurieren, dass bei Generierung der E-Rechnung automatisch eine neue Email in Outlook geöffnet wird. Die Email ist an die Email-Adresse des Rechnungs-Empfängers adressiert, sofern Sie die Email-Adresse in Rechnungs-Tabellenblatt eingetragen haben. Die E-Rechnung ist als Anhang in die Email eingefügt ist. Sie können einen Standard-Text definieren, der immer automatisch in die Email eingefügt wird. Sie können die Email vor Versand editieren.
- Wenn Sie den Quba-Viewer (unsere Empfehlung) oder den Ultramarin-Viewer jeweils unter dem Standard-Pfad Installiert haben, werden diese automatisch von unserer Anwendung erkannt und zur Auswahl angeboten.
- Wir haben die Code-Basis unserer bisherigen Rechnungs-Anwendung „Schlachtross“ grundlegend neu gestaltet. Wir haben besonderes Augenmerk darauf gelegt, die Integration in Ihre Rechnungs-Applikation so einfach wie möglich zu machen und die Architektur so modular zu gestalten, dass es auch möglich ist zukünftige Updates unserer Engine zu installieren.
Unterstützte Rechnungsarten und Funktionen
- Abschlagszahlungen, Sicherheitseinbehalte und Schlussrechnungen können erstellt werden.
- Unterscheidung zwischen „wahren“ Rechnungspositionen und beschreibende Rechnungspositionen (z.B. Zwischensummen)
- Zusätzliche Anhänge können direkt in das PDF oder ins e-Mail mit angehängt werden.
- Validierung durch Online-Validatoren
Rechtliche Hinweise & Archivierung
Unsere Software erzeugt E-Rechnungen gemäß den fachlichen Spezifikationen (z. B. XRechnung).
Die GoBD-konforme Archivierung und Sicherstellung der Unveränderbarkeit der erstellten Rechnungsdateien liegt bis zur Einführung unserer eigenen Archivkomponente beim Anwender.
Wir empfehlen die Ablage in einem revisionssicheren DMS oder einer schreibgeschützten Endablage sowie eine entsprechende Verfahrensdokumentation.
⏩ zur Hilfeseite des Tools „Held Office Invoice
Voraussetzung: Ab Excel 2019 bzw. Office 365